-Fiziki Düzenleme         -Dijital Arşivleme          -Arşiv Yazılımlarımız

ARŞİVCİM ARŞİV OTOMASYONU

İhtiyaca yönelik çözümler, Kurumlara özgü yazılımlar !

Arşiv yazılımlarımız;  Dünyanın en çok tercih edilen ve kullanımı en kolay  olan  Filemaker veritabanı üzerinde, kurumlara özel olarak hazırlanmaktadır.

Arşiv Yazılımlarımızın Genel Özellikleri:
Belgelere istenilen ve işlenen her veriden ulaşım.
Envanter çalışması sonucu tespit edilen, kullanıcıların belgelere ulaşmak istedikleri tüm kriterlerden arşivde bulunan evraklara ulaşım imkanı sağlanmaktadır.
Belgelerin tüm özelliklerini görme.
Belgelerin; işlenen verileri  ve dosya / arşiv bilgileri tek ekran üzerinde görülebilecektir.
Belgelerin taranarak sisteme aktarımı.
Belgelerin taranarak sisteme aktarımı ve bilgi amaçlı olarak belge resmine ulaşılması mümkündür.Böylece her bilgi gereksiniminde belgeye ulaşmaya gerek kalmayacak ve belge yıpranmaları önlenecektir. Evrakların aynı anda birden çok yerde elektronik kopyası bulunabilecek ve elektronik kopya üzerinden çıktı alınabilecektir.Evrakların aslı zarar görmeyecek ve gereksiz fotokopi çoğaltımı engellenmiş olacaktır.
Uzun metin bilgisi giriş imkanı.
Veri tabanı programımız uzun metin bilgisi girişine imkan vermektedir. Uzun metin alanlarına 64.000 karakter uzunluğunda metinler girilebilmektedir.
Belgelerin departmanlar arasında dolaşımı / kullanımı.
Bir belgenin departmanlar arasında dolaşımı, belgenin o an hangi departmanda olduğu, ne zaman geri verileceği, geçmişte kimler ne için hangi belgeleri istemişler gibi ödünç verme sistematiğinin tüm kontrolleri yapılabilecektir.
Belgelere farklı düzeylerde erişim hakkı.
Arşiv Otomasyon programımızın; program yapısına müdahale edebilme,bilgi girebilme, bilgileri değiştirebilme, sadece görebilme gibi kademeli şifreleme imkanı vardır.Böylece, kullanıcıların yetkileri dahilinde arşivden faydalanma imkanı sağlanacaktır.
Ödünç – İade - İmha raporları.
Ödünç verilen dokümanın; kimde ve ne olduğu gibi bilgilere ulaşılabilecek, iadesi gecikmiş belgeler tespit edilebilecektir. İmha edilen belgelerin hangi sebeple ve ne zaman imha edildiği, imha edilmesi gereken belgelerin hangi tarihte ve ne sebeple imha edileceğinin tespiti yapılabilecektir.
Ödünç – iade raporları, belge saklama süreleri, imha raporları, aylık / yıllık ödünç verilen doküman sayısı, en çok ödünç verilen dokümanlar v.s. konularda raporlar alınabilecektir.
Etiketleme ve barkodlama.
Arşiv Otomasyon programımızdan; ayrıca bir yazılıma  gerek kalmaksızın,  dosya sırt etiketi ve barkod çıktıları alınabilmektedir.

ARŞİV DONANIMLARI

Renk kodlu dosya
Vaka dosyalarında; renkli kodlama sistemi dünyaca kabul edilmiş bir sistem olup, belgelere  hızlı ve etkili ulaşım imkanı sağlamaktadır. Dosyaların  yanlış yerleştirilmesi mümkün değildir. Dosyalama ve arşivlemeyi bir arada sunduğundan en ekonomik sistemdir.İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanır, arşivleme için ek bir masraf gerektirmez.  
Renk Kodlu Dosyalar; 280 gr. Amerikan Bristol kağıttan selefon kaplı ve klipsli olarak imal edilmektir. Hem compact,  hem sabit raflarda kullanılabilecek şekilde dizayn edilmektedir.
Klasör kutu
Dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen polipropilen malzemeden özel olarak imal edilmektedir.
Etiket – Barkod
Dosya ve Klasörler için, farklı ebatlarda,  kurumlara özel baskılı, renkli sırt etiketleri ve barkod etiketleri imal edilmektedir.